Sådan skriver du et godt udbud

Af

Bo Mikael, kontaktdirektør

Trøstende ord til dig, der skriver udbud. Vi guider dig til at skrive et udbud, der sikrer, at du får den rette hjælp, du har behov for.

Disse ord er en hilsen til alle jer dygtige mennesker i det offentlige, som på et eller andet tidspunkt i jeres karriere kommer ud for at skulle udbyde et digitalt projekt. Det er ikke nogen let opgave.

For det første er reglerne for udbud ikke de mest enkle at følge. Og for det andet er digitale projekter ganske anderledes og mere komplicerede af natur, end når man skal finde en leverandør af vejskilte. Så det er dobbelt svært. Så det er mere end nemt at forstå, hvorfor regler og procedurer i mange tilbud fylder mere end beskrivelsen af, hvad der egentlig skal laves og hvorfor.

ITB vil gerne hjælpe

Jeg skal lige skynde mig at sige, at jeg skriver dette på vegne af de samlede danske digitale bureauer. Vi er en del af ITB, og vi deltager hver uge i rigtig mange udbud fra offentlige myndigheder, organisationer og virksomheder i alle brancher og størrelser. Så vi synes, at vi ved noget om det her.

Vi er konkurrenter i det daglige – men når vi mødes i brancheorganisationen arbejder vi sammen om at højne vores professionelle standarder. Det betyder for eksempel, at vi anvender de samme standard-aftaler, således at vi giver de samme garantier for vores arbejde. Det betyder, at vi deler vores erfaringer og taler om, hvordan vi kan gøre tingene bedre – og så er vi tilbage ved udbuddene igen.

Vi vil gerne hjælpe. Vi har besluttet at bringe vores samlede erfaring i spil, med det formål at hjælpe jer (og alle andre) til at lave bedre digitale udbud – til glæde for alle parter.

Vi prioriterer vores tid benhårdt. Så vi byder ikke på alle udbud. Vi byder kun på dem, vi opfatter som seriøse, og hvor vi vurderer, at vi har en rimelig chance for at vinde. Og det betyder noget for dig, der skal skrive et udbud.

Du skal gøre dig umage

Jeg taler på vegne af de etablerede og seriøse bureauer. Vi bruger ikke tid på at byde i konkurrence med 25 andre bureauer – men gerne i konkurrence med 4 andre. Vi HAR spildt den tid vi skal på dårlige projekter – og vi har lært af dem. Men der er masser af små og nye bureauer i vores branche, som er sultne, uerfarne og måske også lidt dristige – og som byder på hvad som helst. Nogle af dem bliver klogere og overlever, andre gør ikke.

Min pointe er, at der vil altid være nogen, som byder på et digitalt projekt. Men hvis du vil have bud fra de erfarne bureauer, så skal du gøre dig umage.

Heldigvis er det blevet nemmere. Udbudsportalen har for nylig udgivet en række digitale værktøjer, som hjælper dig igennem regelhavet. Nu er det blevet meget lettere at navigere i reglerne, at skrive udbuddet og at vælge vinderen. Og det betyder, at du kan koncentrere dig om at beskrive, hvad du gerne vil have lavet – og hvorfor. De nye værktøjer finder du for øvrigt lige her på udbudsportalen, og de er lavet af et ITB-medlem – gæt selv hvem!

Fem succeskriterier

I ITB har vi defineret fem succeskriterier for det gode udbud af digitale projekter, og vi har skrevet en række gode råd til hvert kriterie. Vi lover, at hvis du følger vores råd – så vil vi prioritere at byde på din opgave.

Her får du en meget kort beskrivelse af vores de fem kriterier:

1: Partnerskab

Se dit udviklingsprojekt som et partnerskab med den kommende leverandør. Der skal som oftest udvikles en masse nye funktioner og design, der er brug for innovation, og der vil som oftest være behov for mere udvikling og innovation gennem hele projektets levetid. Du er med andre ord ikke ude at købe standardvarer – du er ude at købe et langvarigt samarbejde. Og det koster altid både tid og penge at skifte bureau undervejs.

2: Udfordringen

Alt for ofte oplever vi udbud, hvor myndigheden bruger 90% af tiden på at beskrive løsningen, men kun 10% på at beskrive problemet. Det fører mange gange til at leverandøren laver gode løsninger til de forkerte udfordringer. Digitale bureauer bruges bedst som rådgivere, som finder digitale løsninger på reelle problemer. Arbejdsdelingen mellem bureauet og jer er derfor optimal, når du fokuserer på at analysere, forstå og kommunikere jeres udfordring, hvorefter vi så tænker i løsninger. Herved kombinerer vi jeres viden om jeres forretning med vores viden om digitale løsninger på bedste vis.

3: Faglig kompetence

Du skal have de bedste kompetencer i spil. Brug altid begrænset udbud, så får du OGSÅ de erfarne spillere til at byde. Fokusér på den faglige kompetence hos din potentielle nye partner. Mød personerne i teamet, før du vælger – og insister på, at det også er dem, der senere skal løse opgaven. Og få hjælp fra de dygtige kolleger/konsulenter til at bedømme kompetencerne, før du vælger.

4: Pris og betingelser

Pris og betingelser er altid et vigtigt parameter, men de giver kun mening, når de holdes op mod kompetencen af det team, som du kommer til at arbejde sammen med. Udbud, der fokuserer ensidigt på timepriser, ender ofte med et højere timeforbrug, som så modsvarer den sparede timepris. Udbud med faste leverancepriser tager ofte ikke højde for de ekstra funktionalitetskrav, der uvægerligt vil vise sig. Her kan du supplere med krav om angivelse af timepriser for merarbejde.

5: Leverancesikkerhed

Utallige fejlslagne IT- og digitale projekter har vist, at leverancesikkerheden kræver et særligt fokus. Typisk beskytter kontrakten ikke i de tilfælde, hvor forretningsudfordringen ikke håndteres til tiden, fordi der løbende sker forskydelser eller ændringer i leverancen. Ofte er leverancesikkerhed dog en reel problemstilling, du bør beskytte din organisation mod.

Vi har skrevet meget mere om de fem succeskriterier. Du kan printe hele 20 flotte sider ud fra en pdf. Der er en udgave til offentlige udbydere – og en til private. Læs den, der passer til dig. Og god fornøjelse med dit næste digitale udbud!

Kontakt

bo-mikael-460x329
Bo Mikael 
Kontaktdirektør

bm@peytz.dk
+45 7220 0121
+45 2890 1992

 

(Opdateret 14. april 2021)

Publiceret 30. marts 2021