Forbedret digital løsning til Fødevarestyrelsen

Udfordringen:
Det er komplekst at starte fødevarevirksomhed

At starte en fødevarevirksomhed har længe været en kompleks proces fyldt med udfordringer. Fødevarestyrelsens tidligere digitale løsning, der skulle hjælpe nye iværksættere med at navigere i fødevarelovgivningen, var desværre ikke tilstrækkelig brugervenlig. Processerne var komplicerede, og sproget var ofte svært at forstå, hvilket førte til frustration hos mange brugere. Mange skulle have hjælp enten fra Fødevarestyrelsen eller bekendte, fordi de ikke kunne finde sig selv i løsningen og ofte brugte udelukkelsesmetoden.

Tidligere skulle man gennem en lang række trin for at registrere virksomhed, og mange oplevede, at de ikke fik den nødvendige vejledning undervejs. Dette resulterede ofte i fejl i registreringen og en forlænget opstartstid for mange fødevarevirksomheder. Desuden var informationsstrømmen ineffektiv, hvor breve og vejledning fra Fødevarestyrelsen ofte blev overset eller ikke læst.

Løsningen:
En langt mere brugervenlig, digital løsning

Fødevarestyrelsen har endevendt hele kunderejsen og har forbedret både processerne, sproget og vores kanaler. Vi har gjort vejen til oprettelse lettere og har gennem nye virkemidler, som fx små explainer-videoer, gjort komplicerede regler lidt lettere at forstå.

Nu er den nye, digitale registreringsløsning lanceret. En langt mere simpel løsning, der er til at forstå, gør det lettere at registrere sig, og hvor man med det samme får at vide, om man må gå i gang, eller der skal mere til. Løsningen bliver brugt ca. 50.000 gange om året, så forbedringerne har stor betydning.

Den nye digitale registreringsløsning er resultatet af et dedikeret teams arbejde. Fødevarestyrelsen har fokuseret på at skabe en mere intuitiv og brugervenlig oplevelse, som gør det lettere for iværksættere at forstå og følge de nødvendige procedurer. Med den nye platform får brugerne straks besked om, hvorvidt deres registrering er godkendt, eller om der er yderligere trin, der skal tages.

Vejen dertil: Designsprint

Indløbet til en forbedret løsning har været langt, og Fødevarestyrelsen er gået grundigt til værks. En af de første aktiviteter var et designsprint faciliteret af Peytz. Vi anvendte Googles Design Sprint metodik til at kickstarte det konkrete konceptforløb og bringe ekspertise, designkompetence og brugerinddragelse ind i det samme rum.

Et klassisk Google Design Sprint forløber over 5 dage, og Peytz deltog med 3 konsulenter. Fødevarestyrelsen deltog med et stort hold af stakeholdere til deltagelse i hele forløbet, så organisationen var bredt involveret, og der blev derudover også plads til at inddrage øvrige eksperter, stakeholdere og beslutningstagere undervejs.

De 5 dage forløber således:

• Dag 1: Forstå problemstillingen og etablere et fokus, involvere eksperter
• Dag 2: Sketching af løsningsmodeller
• Dag 3: Galleri af ideer, udvælgelse og prototype storyboarding
• Dag 4: Udarbejdelse af prototype
• Dag 5: Afprøvning af prototype på målgruppen

I løbet af designsprintet opnåede vi en dyb indsigt i problemfeltet, og vi fik i fællesskab udarbejdet løsninger.

Fødevarestyrelsens lovgivningsfelt er meget komplekst, så undervejs i sprintet tog vi afsæt i en meget stor pulje af materialer.

Fødevarestyrelsens omfattende dokumentation

Nogle ideer viste sig stærke. Nogle ideer blev afsløret som mindre brugervenlige og afsenderorienterede. Undervejs fik vi også kortlagt nøgleflows for løsningens understøttelse af de vigtigste brugeropgaver, samt hvordan disse konkret understøtter løsningens målsætninger. Vi designede hele tiden med det perspektiv, at vi arbejder på noget, en bruger selvhjulpent skal kunne bevæge sig igennem.

Optegning af brugerrejser

Det lykkedes derfor at skabe et velunderbygget afsæt for at gå ind i den endelige fase, hvor Fødevarestyrelsens fokus var at udarbejde en realistisk prototype af en egentlig løsning i det kommende it-system.

Det endelige koncept, som prototypen blev udarbejdet på baggrund af designsprint

En lettere løsning

Samarbejdet mellem Peytz og Fødevarestyrelsen mundede ud i en stor forbedring for brugerne. Fødevarestyrelsens mål har altid været at gøre det lettere for virksomhederne at forstå og overholde fødevarelovgivningen, så de kan fokusere på det vigtigste – at skabe en succesfuld og velsmagende virksomhed.

Den nye digitale løsning er designet til at gøre rejsen så problemfri som muligt. Med en klar og enkel proces samt støtte og vejledning hele vejen igennem, er det nu nemmere end nogensinde at realisere en drøm om at starte en fødevarevirksomhed.